從“羅伯特議事規(guī)則”到“多方通信3.0”

    140多年前，美國南北戰(zhàn)爭打得熱火朝天的時(shí)候，一位名叫亨利·羅伯特的陸軍中尉奉命主持一個(gè)會(huì)議，除了希望招募到士兵外，還計(jì)劃通過一個(gè)決議，激勵(lì)人們“擁軍優(yōu)屬”，支持戰(zhàn)爭。

    會(huì)議是在教堂舉行的，參會(huì)的人有的支持戰(zhàn)爭，有的反對戰(zhàn)爭，不可避免地發(fā)生了激烈的爭論，結(jié)果開得一塌糊涂，不但一個(gè)士兵也沒有招到，連個(gè)只有點(diǎn)宣傳意義的決議也沒有達(dá)成。

    畢業(yè)于西點(diǎn)軍校的亨利深受刺激，他覺得是自己不會(huì)主持會(huì)議，才落得這樣一個(gè)結(jié)果，于是下定決心：如果找不到一個(gè)開會(huì)的好方法，就再也不開會(huì)了。他從古希臘羅馬的開會(huì)制度開始，研究了整個(gè)西方世界開會(huì)的歷史，于1876年出版了《議事規(guī)則袖珍手冊》，此后這本書不斷修訂，成為整個(gè)西方世界的“會(huì)議圣經(jīng)”，被人們稱為“羅伯特議事規(guī)則”。在整個(gè)西方，從政治集會(huì)、議會(huì)會(huì)議到社區(qū)群眾大會(huì)，無不按照羅伯特的議事規(guī)則行事。從19世紀(jì)末期開始，議事規(guī)則這本書在不斷發(fā)展壯大的公司群體中同樣得到了非常廣泛的應(yīng)用，從董事會(huì)的會(huì)議室、到管理人員日常辦公會(huì)議、到部門級(jí)的會(huì)議，在會(huì)議規(guī)則上都深受“羅伯特議事”規(guī)則的影響。

    中國企業(yè)里開會(huì)，有兩種模式，一個(gè)是“領(lǐng)導(dǎo)說了算”，雖然會(huì)議過程中也有自由發(fā)言和討論，但參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和下屬都明白這只是做個(gè)樣子，最終一切還得領(lǐng)導(dǎo)拍板定。另外一個(gè)傾向是“各執(zhí)己見、絕不妥協(xié)”，這樣的會(huì)議輕的爭個(gè)臉紅脖子粗、重的就要拍桌踢板凳，不歡而散。甚至高聲叫罵、赤膊上陣的情形也并不是特別少見。

    很明顯，這兩種會(huì)議模式對于企業(yè)內(nèi)部溝通、信息共享、分析決策、形成判斷決策和傳播領(lǐng)導(dǎo)意圖都是非常不利的。為提升企業(yè)會(huì)議效率、讓會(huì)議真正成為企業(yè)健康運(yùn)轉(zhuǎn)的助力器，中國企業(yè)管理者需要全面審視自己企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議效率、會(huì)議投入產(chǎn)出比、會(huì)議目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)等方方面面的問題。

    相信企業(yè)管理者對上述問題的答案并不會(huì)滿意，據(jù)一個(gè)學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)2011年的調(diào)查報(bào)告，有75%的受訪者認(rèn)為中國人開會(huì)“很少”或者“幾乎”沒有會(huì)議規(guī)則，甚至認(rèn)為中國人開會(huì)往往會(huì)開成“一鍋粥”。實(shí)事求是地說，這個(gè)調(diào)查結(jié)果與我們自己在企業(yè)里的會(huì)議體驗(yàn)是基本相符的。

    中國企業(yè)管理者在形成自己的會(huì)議議事規(guī)則方面，也做了不少的努力，但直到今天，實(shí)際結(jié)果距離設(shè)想的目標(biāo)還有很大大的差距。值得慶幸的是，以上海會(huì)暢通訊股份有限公司為代表的多方通信供應(yīng)商推出的“多方通信3.0”，為中國企業(yè)大幅度地提高會(huì)議效率、讓會(huì)議真正成為管理者運(yùn)營企業(yè)的利器開辟了新的空間和渠道。

    對企業(yè)管理者來說，最有效率的會(huì)議是不用召開的會(huì)議。與一般的多方通信供應(yīng)商不同的是，上海會(huì)暢并不希望企業(yè)召開的會(huì)議越多越好，而是首先從企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)出發(fā)，通過深入研究和咨詢，發(fā)現(xiàn)最需要召開會(huì)議的部門和業(yè)務(wù)線，把會(huì)議系統(tǒng)投在最需要、最準(zhǔn)確的地方，從而有效地避免了那種根本沒有必要召開的會(huì)議，為企業(yè)節(jié)省了時(shí)間和資源。

    針對不同的企業(yè)、不同的會(huì)議，上海會(huì)暢“多方通信3.0”都針對性地提供不同的服務(wù)。從參會(huì)人員進(jìn)場、到會(huì)議議程，到開會(huì)規(guī)則，“多方通信3.0”都有詳細(xì)的規(guī)則規(guī)范每一位參會(huì)人員的行為。在會(huì)議主持人和協(xié)調(diào)人的規(guī)范下，絕對不會(huì)出現(xiàn)“吵成一鍋粥”的場面。但也絕對不是“一言堂”，在“多方通信3.0”的會(huì)議規(guī)則下，人人都有充分表現(xiàn)自己觀點(diǎn)的機(jī)會(huì)，整個(gè)會(huì)議的運(yùn)行是平衡、全面和高效的。

    與面對面的會(huì)議相比，上海會(huì)暢“多方通信3.0”能夠做到的，要比亨利·羅伯特的議事規(guī)則還要高出許多，如會(huì)議中幾分幾秒誰需要發(fā)言、麥克風(fēng)就要幾分幾秒傳到這位參會(huì)者那里、會(huì)議中參會(huì)方有哪幾位需要提問以及為主持者設(shè)計(jì)好問卷和投票等。這些都是面對面的會(huì)議很難實(shí)現(xiàn)的，而在“多方通信3.0”規(guī)則下，就變得輕而易舉了。

    為了持續(xù)提升會(huì)議效率，上海會(huì)暢每個(gè)月都為用戶提供會(huì)議報(bào)告，詳細(xì)說明用戶該月會(huì)議召開情況以及會(huì)議成本，在相當(dāng)程度上實(shí)現(xiàn)了對企業(yè)會(huì)議的定量管理，第一次把會(huì)議管理納入到規(guī)范的管理范疇，得到了企業(yè)管理者的高度認(rèn)可。

    中國企業(yè)在導(dǎo)入ERP等管理系統(tǒng)時(shí)，最大的理由是：通過這些管理系統(tǒng)把企業(yè)日常的規(guī)章、制造和流程固化下來，從而提高企業(yè)的管理水平和效率。同樣，“多方通信3.0”的導(dǎo)入，可以把中國企業(yè)開會(huì)的規(guī)則固化下來，有效提升會(huì)議的效率。長期以來困擾企業(yè)管理者的會(huì)議問題得到了明顯改善，在“多方通信3.0”規(guī)范下，不但“羅伯特議事規(guī)則”輕松地得到了實(shí)現(xiàn)，而且還發(fā)展了新的規(guī)則、新的應(yīng)用。

    據(jù)前述調(diào)查報(bào)告的數(shù)據(jù)，94%的受訪者認(rèn)為中國有必要推廣羅伯特議事規(guī)則，可以相信，如果在中國企業(yè)管理者中間進(jìn)行一個(gè)調(diào)查，認(rèn)為有必要推廣“多方通信3.0”的比例一定會(huì)比為這個(gè)比例更高。<