從“羅伯特議事規(guī)則”到“多方通信3.0”

    140多年前，美國南北戰(zhàn)爭打得熱火朝天的時候，一位名叫亨利·羅伯特的陸軍中尉奉命主持一個會議，除了希望招募到士兵外，還計劃通過一個決議，激勵人們“擁軍優(yōu)屬”，支持戰(zhàn)爭。

    會議是在教堂舉行的，參會的人有的支持戰(zhàn)爭，有的反對戰(zhàn)爭，不可避免地發(fā)生了激烈的爭論，結(jié)果開得一塌糊涂，不但一個士兵也沒有招到，連個只有點宣傳意義的決議也沒有達成。

    畢業(yè)于西點軍校的亨利深受刺激，他覺得是自己不會主持會議，才落得這樣一個結(jié)果，于是下定決心：如果找不到一個開會的好方法，就再也不開會了。他從古希臘羅馬的開會制度開始，研究了整個西方世界開會的歷史，于1876年出版了《議事規(guī)則袖珍手冊》，此后這本書不斷修訂，成為整個西方世界的“會議圣經(jīng)”，被人們稱為“羅伯特議事規(guī)則”。在整個西方，從政治集會、議會會議到社區(qū)群眾大會，無不按照羅伯特的議事規(guī)則行事。從19世紀末期開始，議事規(guī)則這本書在不斷發(fā)展壯大的公司群體中同樣得到了非常廣泛的應(yīng)用，從董事會的會議室、到管理人員日常辦公會議、到部門級的會議，在會議規(guī)則上都深受“羅伯特議事”規(guī)則的影響。

    中國企業(yè)里開會，有兩種模式，一個是“領(lǐng)導(dǎo)說了算”，雖然會議過程中也有自由發(fā)言和討論，但參加會議的領(lǐng)導(dǎo)和下屬都明白這只是做個樣子，最終一切還得領(lǐng)導(dǎo)拍板定。另外一個傾向是“各執(zhí)己見、絕不妥協(xié)”，這樣的會議輕的爭個臉紅脖子粗、重的就要拍桌踢板凳，不歡而散。甚至高聲叫罵、赤膊上陣的情形也并不是特別少見。

    很明顯，這兩種會議模式對于企業(yè)內(nèi)部溝通、信息共享、分析決策、形成判斷決策和傳播領(lǐng)導(dǎo)意圖都是非常不利的。為提升企業(yè)會議效率、讓會議真正成為企業(yè)健康運轉(zhuǎn)的助力器，中國企業(yè)管理者需要全面審視自己企業(yè)內(nèi)部的會議效率、會議投入產(chǎn)出比、會議目標是否實現(xiàn)等方方面面的問題。

    相信企業(yè)管理者對上述問題的答案并不會滿意，據(jù)一個學術(shù)機構(gòu)2011年的調(diào)查報告，有75%的受訪者認為中國人開會“很少”或者“幾乎”沒有會議規(guī)則，甚至認為中國人開會往往會開成“一鍋粥”。實事求是地說，這個調(diào)查結(jié)果與我們自己在企業(yè)里的會議體驗是基本相符的。

    中國企業(yè)管理者在形成自己的會議議事規(guī)則方面，也做了不少的努力，但直到今天，實際結(jié)果距離設(shè)想的目標還有很大大的差距。值得慶幸的是，以上海會暢通訊股份有限公司為代表的多方通信供應(yīng)商推出的“多方通信3.0”，為中國企業(yè)大幅度地提高會議效率、讓會議真正成為管理者運營企業(yè)的利器開辟了新的空間和渠道。

    對企業(yè)管理者來說，最有效率的會議是不用召開的會議。與一般的多方通信供應(yīng)商不同的是，上海會暢并不希望企業(yè)召開的會議越多越好，而是首先從企業(yè)業(yè)務(wù)特點出發(fā)，通過深入研究和咨詢，發(fā)現(xiàn)最需要召開會議的部門和業(yè)務(wù)線，把會議系統(tǒng)投在最需要、最準確的地方，從而有效地避免了那種根本沒有必要召開的會議，為企業(yè)節(jié)省了時間和資源。

    針對不同的企業(yè)、不同的會議，上海會暢“多方通信3.0”都針對性地提供不同的服務(wù)。從參會人員進場、到會議議程，到開會規(guī)則，“多方通信3.0”都有詳細的規(guī)則規(guī)范每一位參會人員的行為。在會議主持人和協(xié)調(diào)人的規(guī)范下，絕對不會出現(xiàn)“吵成一鍋粥”的場面。但也絕對不是“一言堂”，在“多方通信3.0”的會議規(guī)則下，人人都有充分表現(xiàn)自己觀點的機會，整個會議的運行是平衡、全面和高效的。

    與面對面的會議相比，上海會暢“多方通信3.0”能夠做到的，要比亨利·羅伯特的議事規(guī)則還要高出許多，如會議中幾分幾秒誰需要發(fā)言、麥克風就要幾分幾秒傳到這位參會者那里、會議中參會方有哪幾位需要提問以及為主持者設(shè)計好問卷和投票等。這些都是面對面的會議很難實現(xiàn)的，而在“多方通信3.0”規(guī)則下，就變得輕而易舉了。

    為了持續(xù)提升會議效率，上海會暢每個月都為用戶提供會議報告，詳細說明用戶該月會議召開情況以及會議成本，在相當程度上實現(xiàn)了對企業(yè)會議的定量管理，第一次把會議管理納入到規(guī)范的管理范疇，得到了企業(yè)管理者的高度認可。

    中國企業(yè)在導(dǎo)入ERP等管理系統(tǒng)時，最大的理由是：通過這些管理系統(tǒng)把企業(yè)日常的規(guī)章、制造和流程固化下來，從而提高企業(yè)的管理水平和效率。同樣，“多方通信3.0”的導(dǎo)入，可以把中國企業(yè)開會的規(guī)則固化下來，有效提升會議的效率。長期以來困擾企業(yè)管理者的會議問題得到了明顯改善，在“多方通信3.0”規(guī)范下，不但“羅伯特議事規(guī)則”輕松地得到了實現(xiàn)，而且還發(fā)展了新的規(guī)則、新的應(yīng)用。

    據(jù)前述調(diào)查報告的數(shù)據(jù)，94%的受訪者認為中國有必要推廣羅伯特議事規(guī)則，可以相信，如果在中國企業(yè)管理者中間進行一個調(diào)查，認為有必要推廣“多方通信3.0”的比例一定會比為這個比例更高。<